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Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Urteil vom 13. September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber gemäß § 3 Arbeitsschutzgesetz bereits jetzt verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung für alle Beschäftigten einzurichten.
Die Art der Zeiterfassung und die Erstellung einer Übersicht über die Arbeitszeiten wurden vom BAG jedoch nicht klar definiert. Um rechtliche Unklarheiten zu beseitigen, soll das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geändert werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat dazu einen Referentenentwurf (im Folgenden „Entwurf“) vorgestellt.
Die wesentlichen Punkte dieses Entwurfs und ihre Auswirkungen auf die Wirtschaft fassen wir hier zusammen:
Der Entwurf beabsichtigt, eine explizite allgemeine Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit, einschließlich der Überstunden, in § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG-E zu verankern.
Der Entwurf sieht vor, die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer gemäß ArbZG erfassen zu lassen. Daten wie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit, einschließlich etwaiger Überstunden müssen erfasst und vom Arbeitgeber aufbewahrt werden.
Die Verantwortung zur Erfassung der Arbeitszeit liegt beim Arbeitgeber, er kann jedoch die Durchführung an Dritte oder den Arbeitnehmer selbst delegieren. Im Fall der Delegation bleibt der Arbeitgeber jedoch für diekorrekte Dokumentation verantwortlich.
Wie bereits dargestellt, muss die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer gemäß ArbZG dokumentiert werden. Führungskräfte im Sinne des § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG), sind ausgenommen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 Var. 1 ArbZG).
Tarifverträge und durch Tarifverträge zugelassene Betriebsvereinbarungen (im Folgenden einfach als „Kollektivverträge“ bezeichnet) können weitere Arbeitnehmer von der Dokumentationspflicht befreien, insbesondere solche, deren Arbeitszeit aufgrund der spezifischen Art ihrer Tätigkeit nicht messbar oder nicht im Voraus festgelegt ist und die ihre Arbeitszeit selbst bestimmen können (§ 16 Abs. 7 Nr. 3 ArbZG-E).
Die Arbeitszeit muss am Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden (§ 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG-E). Eine nachträgliche Dokumentation ist nur zulässig, wenn ein Kollektivvertrag dies vorsieht.
In diesem Fall muss die Dokumentation spätestens bis zum Ende des siebten Tages nach dem Arbeitstag erfolgen (§ 16 Abs. 7 Nr. 2 ArbZG-E).
Die Arbeitszeit muss grundsätzlich elektronisch dokumentiert werden (§ 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG-E), beispielsweise mit einer App oder Excel. Dokumentationen in anderer Form, zum Beispiel handschriftlich auf Papier, sind während einer Übergangszeit nach Inkrafttreten des Gesetzes zulässig.
Die Dauer dieser Übergangszeit steigt mit abnehmender Mitarbeiterzahl, wobei unklar bleibt, ob die Schwellenwerte auf Unternehmens- oder Betriebsebene gelten. Darüber hinaus kann eine nicht-elektronische Dokumentation nur in Kollektivverträgen vereinbart werden (§ 16 Abs. 7 Nr. 1 ArbZG-E).
Neben der Dokumentationspflicht sieht der Entwurf vor, dass die erstellten Aufzeichnungen, einschließlich der Überstunden, zwei Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf dessen Anfrage Informationen über die erfassten Arbeitszeitdaten bereitzustellen und eine Kopie zur Verfügung zu stellen. Neben einer Dokumentationspflicht obliegt dem Arbeitgeber damit auch eine Archivierungspflicht.
Verstöße gegen die oben genannten Pflichten, einschließlich der korrekten Erfassung von Überstunden, werden künftig wahrscheinlich von § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG-E erfasst und können damit zukünftig als Ordnungswidrigkeiten des Arbeitgebers gelten.
Dies hat das Urteil klar festgelegt und verstärkt die Notwendigkeit, Arbeitszeiten korrekt zu erfassen und zu dokumentieren.
Damit drohen den Arbeitgebern Bußgelder von bis zu 30.000,00 €.
Laut des Entwurfs kann eine Vertrauensarbeitszeit trotz der Dokumentationspflicht beibehalten werden. Allerdings müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie über ein System verfügen, welches es ihnen ermöglicht, Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen bezüglich Dauer und Zeitpunkt der Arbeits- und Ruhezeiten, einschließlich der Überstunden, zu erkennen.
Dies könnte beispielsweise durch die Einführung einer digitalen Stechuhr oder eines anderen elektronischen Zeiterfassungssystems erreicht werden, das entsprechende Überschreitungen automatisch meldet.
Trotz der Möglichkeit der Vertrauensarbeitszeit kann es nach dem Entwurf also keine Arbeitszeiten geben, bei denen die tatsächlich für die Arbeit aufgewendete Zeit völlig irrelevant ist.
Die geplanten Änderungen des Arbeitszeitgesetzes könnten erhebliche Auswirkungen auf den Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben. Sie betreffen nicht nur die Art und Weise, wie Arbeitszeiten erfasst und dokumentiert werden, sondern auch wie Überstunden behandelt und verarbeitet werden.
Insbesondere die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung und die Pflicht zur Aufbewahrung von Arbeitszeitdaten werden Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Es ist daher wichtig, dass sich Arbeitgeber frühzeitig auf die neuen Bestimmungen einstellen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einholen.
Im Kontext der Digitalisierung und der zunehmenden Flexibilisierung der Arbeitswelt bleibt die Weiterentwicklung des Arbeitszeitrechts ein spannendes Thema für die nahe Zukunft. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Unternehmen auf dem neuesten Stand der Gesetze und Urteile bleiben, um ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und rechtliche Risiken zu minimieren.
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10.11.2019
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